Dietro le quinte di una mostra: che cosa fa un ufficio stampa e perché è fondamentale
Continua la nostra indagine sulle professioni chiave che ruotano attorno all’organizzazione dei grandi eventi espositivi. È il turno dell’ufficio stampa, attraverso la voce di Sergio Campagnolo, fondatore di Studio Esseci
Artribune ufficializza i rumor: Studio Esseci, fondato nel 1986 da Sergio Campagnolo, dal 1° gennaio 2025 muterà pelle. L’attività di ufficio stampa farà capo a una nuova società gestita dai due professionisti dello studio, Roberta Barbaro e Simone Raddi, mentre il titolare, con Studio Esseci Sas, amplierà i servizi offrendo consulenze per la cultura e il turismo, progettazione di eventi e formazione. In quest’intervista, Campagnolo illustra le peculiarità di un ufficio stampa specializzato nell’ambito delle mostre.
Il ruolo dell’ufficio stampa in una mostra
Perché chi organizza una grande mostra dovrebbe rivolgersi a un ufficio stampa?
Il servizio che può offrire un ufficio stampa è decisamente rilevante, poiché consente di raggiungere molti media diversi e pubblici diversi, con costi più competitivi rispetto ad altri strumenti.
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Quali sono i fattori più importanti per ottenere dei buoni risultati?
Sono fondamentali le tempistiche: uno degli errori più gravi che si possono compiere organizzando una mostra è preoccuparsi di tutto, pensando all’ufficio stampa solo a ridosso dell’apertura. In questo caso gran parte dell’investimento si rivela improduttivo. Quando possibile, noi proponiamo una “rincorsa lunga” che ci consente di parlare ai giornalisti della mostra o dell’evento con largo anticipo e di emettere un primo comunicato di annuncio vari mesi prima dell’evento. Il grosso del lavoro inizia tuttavia 90 giorni dal primo del mese dell’inaugurazione: questo è il tempo necessario per raggiungere i periodici, mentre nelle settimane successive si contattano gli altri mezzi di informazione.
Il lavoro e i compiti di un ufficio stampa nel mondo della cultura
Come si svolge, in concreto, il vostro lavoro?
Prima di tutto prepariamo una cartella stampa il più esaustiva possibile: non sempre le informazioni complete sono già disponibili tre o quattro mesi prima dell’inaugurazione e i materiali vanno quindi perfezionati con l’approssimarsi dell’opening. Inviamo poi un primo comunicato, che però non rivela tutta la sostanza del progetto, ma lo preannuncia in modo accattivante; contestualmente pubblichiamo sul sito sia il comunicato sia alcune immagini. A quel punto possiamo dare il via a una campagna teaser, divulgando a cadenza mensile aspetti curiosi e interessanti della mostra e nel frattempo contattiamo telefonicamente quei giornalisti che riteniamo essere “giusti” per occuparsi del progetto, raccontandolo loro in modo personalizzato. Successivamente gestiamo gli inviti alla conferenza stampa e seguiamo tutte le azioni necessarie, fino a giungere alla pubblicazione di notizie e recensioni.
Come è cambiato il lavoro di un ufficio stampa negli ultimi decenni?
Quando mi sono avvicinato a quest’attività si inviavano i comunicati via posta o via fax… Dal punto di vista tecnico le cose oggi sono profondamente diverse, ma non è mutata la necessità di creare e coltivare rapporti di natura diretta e personale con tutti i possibili interlocutori.
Il rapporto umano e personale ha dunque la sua importanza?
Assolutamente sì. Il rapporto umano consente di poter ragionare insieme al giornalista per cercare il taglio giusto del racconto.
Ha ancora senso, oggi, non divulgare comunicati e materiali prima della conferenza stampa?
Dipende: un comunicato di primo annuncio, con gli elementi essenziali, a mio avviso va diffuso il prima possibile; le informazioni più complete vanno invece fornite all’ultimo. Per i periodici, la disponibilità della cartella stampa va garantita in anticipo, ma sotto embargo. È infine fondamentale continuare ad alimentare l’interesse sulla mostra anche dopo l’apertura.Marta Santacatterina
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